Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu różnego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań z użyciem poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w efekcie zrealizować założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje określone uprawnienia oraz przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.